Outil gratuit de gestion de 1 à 5 Gîtes

[Gilbert]

Bonjour,

Ayant terminé le développement d'un Outil de Gestion de Gîtes sous ACCESS, comparable à l'outil de gestion de chambres d'hôtes proposé pour ce type d'activité dans une autre rubrique du forum, adapté à la gestion des réservations de 1 à 5 gîtes et je viens le proposer gratuitement à tous les membres inscrits sur ce forum.

Cette outil demande d'avoir Microsoft ACCESS installé sur son PC mais aucune connaissance de ce logiciel n'est nécessaire pour configurer cet outil de gestion de gîtes à votre propre exploitation dans la grande majorité des cas. Si vous n'avez pas ACCESS installé sur votre PC, voir en fin de ce post pour vous le procurer.

Le tableau de commande de cet outil est le suivant





L’UTILISATION DE CETTE BASE DE DONNEE POUR GERER DES GÎTES



Le principe est très simple et facile d’utilisation. Aucune connaissance sur les bases de données n’est requise pour utiliser cet outil ainsi que pour le configurer à votre offre pour les cas d’utilisation prévus.

Il faut juste que l’outil MICROSOFT ACCESS (de la suite logicielle MICROSOFT OFFICE) soit installé sur votre PC. Il est livré avec WORD, EXEL, POWERPOINT dans les versions « Pro » de MICROSOFT OFFICE.



1. LES ECHANGES AVEC VOS CLIENTS



SAISIE DE LA RESERVATION

Pour chaque demande de réservation vous remplissez un ou deux fiches :

- si c’est un nouveau client, vous remplissez sa fiche du formulaire « Clients » avec ses coordonnées (nom, prénom, adresse, téléphone, email, ….)

- dans tous les cas vous remplissez la fiche du formulaire « Réservation » correspondant à ce séjour avec les éléments concernés (date d’arrivée, date de départ, gîte réservé, nombre de personnes, choix du tarif appliqué,…)



GENERATION DU CONTRAT

Ensuite, d’un simple clic sur un bouton vous générez le contrat de réservation que vous pouvez imprimer pour l’envoyer à votre client par courrier ou enregistrer en fichier PDF pour lui envoyer par email. Ce contrat contiendra tous les éléments nécessaires (montant du loyer, de l’acompte éventuel, date de retour au plus tard du contrat signé et de l’acompte, montant de l’éventuelle taxe de séjour, le cas échéant du supplément pour animaux, les modes de paiements acceptés - selon le pays du client -, etc. ). Bien sûr, vous pouvez compléter ce contrat d’une annexe « Conditions générales de location » qui précisera toutes les spécificités communes à toutes vos offres.

Par un simple clic sur le bouton d’à coté, le contrat sera proposé en Anglais.



GENERATION DES ACCUSE DE RECEPTION

A réception du contrat signé par votre client et de l’acompte versé à la réservation, vous renseignez la fiche de ce séjour dans le formulaire « Réservation » de cette arrivée (date, montant, mode de paiement) puis ensuite, d’un clic, vous générez l’accusé de réception du contrat signé et du paiement de l’acompte que vous pouvez imprimer pour l’envoyer à votre client par courrier ou enregistrer en fichier PDF pour lui envoyer par email.



Dans le cas d’un paiement du solde avant l’arrivée (choix configurable) vous pouvez de même renseigner la fiche de ce séjour dans le formulaire « Réservation » de cette arrivée (date, montant, mode de paiement) puis ensuite, d’un clic, vous générez l’accusé de réception du paiement du solde que vous pouvez imprimer pour l’envoyer à votre client par courrier ou enregistrer en fichier PDF pour lui envoyer par email.



Ces accusés de réception sont proposés eux aussi en Français ou en Anglais en cliquant simplement sur le bouton approprié.



MODIFICATIONS DU SEJOUR

A l’arrivée, ou lors du séjour vous pouvez renseigner les éventuelles modifications de ce séjour (changement des dates, du nombre de personnes, etc….) pour permettre un nouveau calcul du loyer de ce séjour et/ou ajuster le montant de la taxe de séjour à régler au départ.



FACTURATION

En fin de séjour, par un clic pour pourrez générer une facture rassemblant les éléments estimés au contrat et réactualisés durant le séjour. Les factures sont elles aussi proposées en Français et en Anglais.



ETIQUETTES

Pour vos envois par courrier, vous pouvez imprimer vos étiquettes avec l’adresse de vos clients ainsi que vos étiquettes d’expéditeur.



2. LA GESTION DE VOS GITES



PLANNING

Toutes les réservations saisies dans la base de données peuvent être affichées sur un planning d’occupation des gîtes (sur un mois ou sur un semestre) donnant un visuel clair des périodes libres et occupées et indiquant le cas échéant les surbookings (périodes de double réservation du même gîte).



SUIVI DES RESERVATIONS

Un tableau vous donne la chronologie des éléments attendus et reçus (dates au plus tard de réception des contrats signés, acomptes, soldes et des montants attendus, …) de manière à identifier aisément les relances éventuelles à faire ou les annulations des séjours non confirmés.



CALENDRIER DES RESERVATIONS

Vous disposer d’un tableau chronologiques des réservations pré-réservées, confirmées, en cours et à venir avec les éléments utiles pour préparer les séjours de vos clients.



FACTURATION

Vous disposez d’un bilan classé de toutes vos facturations de manière globale ou par année.



ENCAISSEMENT

Vous disposez d’un bilan de tous vos encaissements (global ou annuel), triés par clients, donnant les montants, les dates d’encaissement et les modes de paiement. Ce bilan vous donne aussi votre chiffre d’affaire global ou annuel.



TAXE DE SEJOUR

Vous disposez d’une synthèse des taxes de séjour à reverser à votre commune en fin d’année. Les règles de calculs de cette taxe sont configurables (montant par nuit et par personne, période annuelle de paiement, personnes taxées et non taxées)



LISTES

Vous pouvez éditer une liste de vos clients et de leurs coordonnées, de leurs séjours et des commentaires notés à cette occasion afin de vous en servir, par exemple, pour les contacter ou leur transmettre vos vœux en début d’année par email ou par courrier ou tout simplement, pour vous souvenir de leur séjour précédent quand ils reviendront.



3. LA PERSONNALISATION DE LA BASE DE DONNEE



La personnalisation de cette base de donné pour l’adapter à votre offre se réalise simplement en remplissant quelques fiches dans des formulaires. Elle est nécessaire pour permettre la génération de documents à envoyer à vos clients ou destinés à votre usage qui soient adaptés au mieux à votre offre (les descriptions de votre offre et de vos gîtes, vos photos, vos coordonnées, vos choix de tarifs et de mode de paiements, etc…)



Pour tous les cas d’usages prévus dans cet outil, il n’est donc pas nécessaire pour vous de connaître les commandes du gestionnaire de base de donnée ACCESS.



VOS TARIFS

Vous remplissez pour chaque nouvelle année une fiche des tarifs que vous souhaitez pratiquer pour chaque gîte. Ces tarifs pour chaque gîte peuvent être fixes toute l’année ou avoir jusqu'à 4 valeurs différentes par gite pour dépendre, selon votre choix, de la saison ou des prestations offertes. Les tarifs peuvent, pour chaque réservation se calculer au choix à la semaine, à la nuit, au week-end, ou au forfait et subir d’éventuelles réductions.

La fiche vous permet aussi de configurer pour chaque année les paramètres de calcul de la taxe de séjour et si vous le souhaitez un calendrier des saisons pour vos tarifs



VOTRE OFFRE

Une fiche unique vous permet de renseigner la base de donnée sur votre offre (Son nom, sa description, trois photos qui permettrons d’illustrer les documents envoyés à vos clients ou les documents à votre usage, votre slogan, vos coordonnés postales, les moyens de vous contacter, les modes de paiement acceptés selon l’origine géographique de vos clients) aussi bien en Français qu’en Anglais.



VOS GITES

Une fiche par gîte vous permet de configurer le nom et le numéro du gîte, sa capacité d’occupation et sa description, en Français comme en Anglais.



VOUS

Une fiche par personne gérant vos gîtes permet de la nommer pour pouvoir identifier qui, chez vous a géré la réservation et si vous le souhaitez apposer directement sa signature en bas des documents envoyés aux clients.





4. LES VERSIONS ET VARIANTES DE LA BASE DE DONNEE



La base de données proposée va évoluer en versions en fonction des mises à jour (corrections ou améliorations fonctionnelles). La version décrite ici est la version 1.



Pour chaque version, une variante « démo » livrée avec la base de données contient une configuration typique de la base et des enregistrements « bidon » de clients et de réservations pour tester les fonctions proposées. Cette version est tout de même utilisable pour vos besoins en modifiant ou en supprimant le contenu des fiches « bidon » comme indiqué au chapitre suivant. Une version « vierge » de la base est aussi disponible.

POUR TELECHARGER CET OUTIL POUR GERER SES GÎTES

Vous m'envoyez un email (mon adresse email est sur mon site) en me précisant la version de Microsoft ACCESS installé sur votre PC afin que je vous propose un lien pour télécharger une version adaptée de cet outil à votre configuration. Vous récupererez avec une notice utilisateur de 77 pages vous expliquant comment configurer cet outil à votre besoin.

Faites moi cette demande par Email afin que j'archive vos email pour vous prévenir de la disponibilité d'une version ultérieure ou de conseils d'utilisation à venir.

Les versions gérées sont les versions 2000, 2002(ou XP), 2003, 2007 de Microsoft ACCESS. Pour les version 97 je n'ai pas encore essayé mais il est possible que ça marche et pour la version 2010, un utilisateur a essayé et selon lui c'est OK. Pour savoir quelle version est installée sur votre PC, faites "Demarrer/Programmes/Microfoft Office" et si vous verrez s'afficher les versions des logiciels de la suite MIcroFoft Office installée sur votre PC (par exemple: Microsoft ACCESS 2002 indique que vous avez la version 2002).

POUR ACHETER ACCESS SI VOUS NE L'AVEZ PAS SUR VOTRE PC

Pour ceux qui n'en disposent pas, il est possible de ce procurer ce logiciel en ligne en version OEM à un tarif nettement moins cher que d'acheter la suite MicroSoftOffice PRO:

Par exemple, ici Office PRO 2007 au complet (donc avec ACCESS 2007) se vend à 69,95€ (version OEM , en français, téléchargeable):
http://www.worldsoftwarestore.net/search/?query=office&setLanguage=fra

Encore moins chère, vous trouverez la version Office PRO 2002 (donc avec ACCESS 2002 (version OEM, en anglais, téléchargeable) à 49,95€ ici:
http://www.worldsoftwarestore.net/item/1553-Office-XP-Professional-2002.html

Et si vous préférez la version 2003 de Microsoft Office PRO (donc avec ACCESS 2003) à 89,9$ soit environ 67€ vous la trouvez en Francais là:
http://www.rdiscounter.com/shop/item/219/

Maintenant on peut acheter juste ACCESS 2007 ailleurs pour plus cher:
Par exemple vous verrez en suivant ce lien:
http://www.prixdunet.com/composants-informatique/logiciels/microsoft-access-2007.htm
qu'on le trouve, neuf, port compris entre 129€ et ..... 309€ ...

ou, pour le moins cher des moins cher, s'offrir ACCESS 2007 seul (en anglais) pour 29,90€ là:
http://www.rdiscounter.com/shop/byvendor/2/

donc finalement à un prix tout a fait raisonable.....


Gilbert

Vous pouvez bien sûr me poser vos questions relatives à cet outil gratuit en réponse à ce post.

[Gilbert]

Pour aider les nombreux proprios qui m'ont demandé le liens pour télécharger cet outil et qui l'utilisent à ce jour, je vais mettre ci dessous les problèmes qu'ils ont rencontrés et la solution à ces problèmes.
C'est habituellement simplement un problème de configuration incomplète de la base de donnée vierge pour leur utilisation qui explique le soucis constaté car la version de démo, elle, fonctionne correctement sur leur PC.

Problème:
Le contrat ne s'affiche pas et le bouton "Détail de son devis" de la fiche "réservation" n'affiche rien.

cas 1)- le champs "géré par" de la fiche réservation de ce client indique un gérant ("lui", "elle", "un autre") qui chez vous s'est occupé de cette réservation mais qui n'est pas défini dans la fiche affichée via le bouton "Les Gérants" de l'écran d'accueil. Il suffit de définir les choix "lui", "elle", et "un autre" dans cette fiche "Nous" pour résoudre le problème.

cas 2)- le tarif correspondant à l'année défini par le champ "réference tarif" de la réservation n'est pas défini ou est incomplétement défini.
Sont parfois oubliés dans la fiche "tarif" de l'année concernée:
* les pourcentages de tarif des loyers autres qu'a la semaine (par rapport à un loyer à la semaine : à la nuit, au week end, pour plusieurs semaines, ...) si ces choix sont retenus dans le champ "Type de tarif gîte" de la fiche réservation.
* le début de paiement de la taxe de séjour et le fin de paiement de la taxe de séjour même si vous ne facturez pas de taxe de séjour (dans ce cas, renseignez les premiers et derniers jours de l'année et mettez une taxe de séjour par nuit et par personne de zéro)
* l'affectation des saisons sur le calendrier annuel. Il permet une aide au choix de la saison du tarif selon la date de la réservation. Il est accessible par le bouton "affectation des saisons sur le calendrier annuel" de la fiche tarif pour chaque année.

Ceux qui rencontrent un problème peuvent m'envoyer un email pour me le signaler, j'essaierai de les aider à le résoudre dans la mesure de ma disponibilité. Le plus simple est souvent qu'ils m'envoie leur base de donnée (zippée si possible) en utilisant cet outil très pratique pour les gros fichiers : http://demo.ovh.com/fr ce qui me permettra de constater moi même le problème signalé et de rechercher plus facilement d'où ca vient.

Gilbert

[Testa guy]

Bonjour,
Je suis un nouvel inscrit et j'ai vu sur le site que vous aviez un outil de gestion de gite.
Pouvez vous me le procurer.
Mon logiciel Access est une version 2000.
Merci
Guy

[Gilbert]

Bonjour,
Je suis un nouvel inscrit et j'ai vu sur le site que vous aviez un outil de gestion de gite.
Pouvez vous me le procurer.
Mon logiciel Access est une version 2000.
Merci
Guy

Je viens de te l'envoyer par email

Gilbert

[ICHES Stéphane]

Bonjour Gilbert,

Je possède 5 chalets dans l'Aveyron, serait-il possible d'essayer le logiciel que tu as développé.
Je possède Access 2007.

Merci d'avance.

Stéphane

[Pierresaccess]

Bonjour Gilbert,


Je possède 2 gîtes en Sarthe et j'aimerais essayer le logiciel que tu as créé qui me semble fort utile et intéressant. Cela est-il possible ?

Merci beaucoup et bonne journée.

Pierre

[Gilbert]

Bonjour Pierre,

Je ne sais plus si c'est déja fait, car je reçois plusieurs demandes par semaine concernant l'envoi de ces logiciels (pour gerer des gites ou pour gerer des chambres d'hôtes) auxquelles je répond toujours favorablement.
Si ce n'est pas encore fait, envoie moi un email me précisant la version d'ACCESS installée sur ton PC, l'outil qui t'interesse (gites ou chambres d'hôtes) et je te donnerai le lien pour télécharger cet outil, et sa notice d'utilisation, gratuitement.

Gilbert

[Ferme de Fourges]

Je cherchais un logiciel sur google mais il y a déjà tout sur ce forum! Merci Gilbert
Je vérifie ce soir si j'ai bien access sur mon ordi perso à la maison et j'envoie un mail...

[Gilbert]

Je cherchais un logiciel sur google mais il y a déjà tout sur ce forum! Merci Gilbert
Je vérifie ce soir si j'ai bien access sur mon ordi perso à la maison et j'envoie un mail...

De retour de vacance, je viens de t'envoyer par email un lien pour télécharger cet outil.

Gilbert

[Ferme de Fourges]

Merci Gilbert, je l'ai bien recu et je vais ta mettre en lien sur mon blog

[Hervé Devy]

Bonjour Gilbert,
Je suis très intéressé par cet outil de gestion qui m'aiderai bien pour débuter mon activité.
Je possède office 2007
Merci

[Gilbert]

Bonjour Gilbert,
Je suis très intéressé par cet outil de gestion qui m'aiderai bien pour débuter mon activité.
Je possède office 2007
Merci

Je te propose de m'envoyer un email (adresse email sur mon site web, rubrique "Contact": http://www.gite-en-alsace.net ) en me précisant:
- la version logicielle d'ACCESS (donc 2007)
- le logiciel souhaité ("gestion de 1 à 5 gîtes" ou "gestion de 1 à 5 chambres d'hôtes")
et je te donnerai un lien pour télécharger gratuitement le logiciel souhaité.

L'intérêt pour moi est d'archiver les adresses email des utilisateurs (plus de 400 aujourd'hui) pour pouvoir les prévenir d'une éventuelle nouvelle version à venir du logiciel ou de la documentation associée.

Gilbert

[Hervé Devy]

C'est fait !!
Merci d'avance Gilbert,
Hervé Devy

[Gilbert]

C'est fait !!
Merci d'avance Gilbert,
Hervé Devy

C'est fait aussi de mon coté...

Gilbert

[lasultane]

bonjour

j ai un pc sous windows 8 avec open office pour tout se qui est traitement de texte pourriez m envoyer les liens pour telecharger pour la gestion de ma maison
je vous en remercie par avance et vous souhaite une excellente journée

maryline brunet

[Gilbert]

bonjour

j ai  un  pc  sous  windows  8 avec  open  office  pour  tout  se  qui  est  traitement  de texte  pourriez   m envoyer  les  liens  pour  telecharger   pour  la  gestion de  ma  maison
je  vous en remercie  par  avance  et  vous  souhaite  une  excellente  journée

maryline  brunet

Bonjour,

Le logiciel de gestion de gîtes proposé fonctionne avec une base de données Microsoft ACCESS. La suite bureautique OPEN OFFICE propose un gestionnaire de bases de données DBASE qui n'est pas capable de gérer des bases de données ACCESS donc le logiciel proposé ne pourra pas fonctionner sur OPEN OFFICE.
C'est un point faible de cette suite logicielle gratuite et c'est bien dommage que la compatibilité existante avec WORD et EXCEL ne le soit pas avec ACCESS

Gilbert

[domi]

super !

je suis sur le point de configurer mon planning (aujourd'hui en excel) sur access.... serait-il possible de disposer de votre modèle ? est-il facilement adaptable à toute situation ?

merci bien

e mail : moulindebuffiere@gmail.com
site : www.moulindebuffiere.com

Domi

[Izel]

Bonjour,

Je serais intéressée par cette base de donnée access. Est ce que vous pourriez me la transmettre?
Vous faut-il mon adresse mail?

[Gilbert]

Bonjour,

Je serais intéressée par cette base de donnée access. Est ce que vous pourriez me la transmettre?
Vous faut-il mon adresse mail?

Envoyez moi un email (adresse email sur mon site web) en me précisant l'outil souhaité (gestion de gites ou gestion de chambres d'hôtes) et la version d'ACCESS equipée sur votre PC (pour que je vous donne un lien pour télécharger une version compatible de cet outil avec votre version d'ACCESS). L'envoi d'un email me permet d'archiver votre adresse email pour vous recontacter en cas de sortie d'une nouvelle version du même outil.

Gilbert

[Coco Beach Sporting Lodge]

Bonjour Gilbert,

Je suis nouvelle sur votre forum fort de conseils.
J'aimerai utiliser votre logiciel mais fonctionne t'il sur mac?
ps: (désolée si ça été dit au paravant)

Très bonne journée
Corenthine

[Gilbert]

Bonjour Corenthine et bienvenue sur ce forum,

Mon logiciel de gestion fonctionne au travers du gestionnaire de base de donnée ACCESS (en fait c'est une base de donnée ACCESS avec son interface de dialogue homme machine pour l'exploiter). Je ne l'ai jamais essayé sur MAC mais comme Microsoft ACCESS existe aussi sur MAC il est possible que ça marche si les bases de données sont structurées de la même manière avec ACCESS sur ces deux systèmes d'exploitation. Il est clair qu'un document Word fait sur PC est exploitable sur MAC alors peut être es-ce pareil pour une base de donnée. Le mieux est d'essayer pour le vérifier.

La base de donnée est toutefois structurée en 32 bits donc il ne faut pas installer Microsoft Office (qui contient ACCESS) en 64 bits pour que ça marche mais bien en 32 bits. Sur MAC, je ne sais pas en quel format Microsoft Office est installé sur MAC. Si vous n'avez pas installé Microsoft ACCESS sur votre MAC, c'est pas la peine d'essayer ça ne marchera pas.

Gilbert

[Coco Beach Sporting Lodge]

Merci Gilbert pour votre réponse.
Je ne l'ai pas encore sur mon ordi. Mais mon ami l'a, est ce que vous pouvez me l'envoyer sur mon adresse mail que j'essaie?
Merci d'avance
tronson.corenthine@gmail.com

Corenthine

[cyclo03]

Bonjour Gilbert,
Je suis très intéressé par cet outil de gestion qui m'aiderai bien pour débuter mon activité.
Je possède office 2016
Merci
cyclo03@orange.fr

[Gilbert]

Bonjour Gilbert,
Je suis très intéressé par cet outil de gestion qui m'aiderai bien pour débuter mon activité.
Je possède office 2016
Merci
cyclo03@orange.fr

Je vous répond par email

Gilbert

[Saturnin]

Bonjour, nous venons d'ouvrir un gite en Bretagne, je suis donc interessé par ton logiciel qui a l'air complet et simple .
Mon @mail : gite.aux.framboises@gmail.com
Merci par avance

[Contenu sponsorisé]