L'outil gratuit de gestion de chambres d'hôtes du forum

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L'outil gratuit de gestion de chambres d'hôtes du forum

Message  Gilbert le Mer 18 Aoû 2010 - 8:24

Ayant terminé le développement d'un outil de gestion de chambres d'hôtes par une base de donnée ACCESS, je viens en proposer une version gratuite sur notre forum. Il permet de gerer de 1 à 5 chambres d'hôtes.

Pour utiliser cet outil, aucune connaissance sur le gestionnaire de base de données ACCESS n'est nécessaire. Il suffit d'avoir une version d'ACCESS installé sur votre PC.
ACCESS fait partie de la suite logicielle MICROSOFT Office. Il est livré avec WORD, EXCEL, POWERPOINT sur les version PRO de Microsoft Office.

L'adaptation de cet outil aux spécificités de votre maison d'hôtes se fait uniquement en remplissant de simples formulaires décrivant votre maison, vos chambres, vos tarifs comme vous le faites lors de l'inscription d'une annonce "en ligne".
Après quoi, l'outil devient opérationnel pour gerer d'un simple clic vos contrats, devis, accusé de réceptions, factures (en Francais comme en Anglais) et pour gerer vos plannings d'occupations, vos encaissements, vos taxes de séjour et suivre votre chiffre d'affaire au rythme de la saisie de vos fiches "client" et de vos fiches "réservations" par de simples formulaires.

L'écran principal de l'outil ressemble à cela:



L'outil proposé est composé:
- d'une base de donnée de démo contenant déja des réservations "bidon" pour une maison d'hôtes "bidon" (La Maison d'Hansel et Gretel) pour se faire une idée de son utilisation ;
- d'une base de donnée vierge pour construire votre propre outil de gestion de vos chambres d'hôtes
- d'une notice détaillée de 64 pages décrivant l'utilisation de cette base pour gerer vos chambres d'hôtes.

Ces 3 éléments sont téléchargeable sur le net sous la forme d'un fichier ZIP qui contient 3 fichiers (la base de démo, la base vierge, la notice):


Pour télécharger ces éléments il vous suffit de m'envoyer un Email (pas un MP - mon adresse email est sur la page "contact" de mon site et aussi sur sur la copie d'écran ci dessus) en me précisant:
- la version de MICROSOFT ACCESS installée sur votre PC (2000, 2002 ou XP, 2003, 2007) : pour vous donner la version compatible
- vos nom, prénom, numéro de tel et pseudo sur ce forum : pour valider que vous êtes bien un membre inscrit sur notre forum et donc que vous avez droit à la version "gratuite".
- votre adresse email : pour que je puisse vous prévenir si une nouvelle version améliorant celle ci est disponible

et je vous donnerai en retour un lien permettant de réaliser le téléchargement de ces fichiers compatibles avec votre version d'ACCESS.

Vous trouverez une description de toutes les fonctions et de tous les écrans dans la notice. Je vous présente cependant ci dessous les fonctionnalités principales proposées par cet outil:

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1. LES ECHANGES AVEC VOS CLIENTS

SAISIE DE LA RESERVATION

Pour chaque demande de réservation vous remplissez un ou deux fiches :
- si c’est un nouveau client, vous remplissez sa fiche du formulaire « Clients » avec ses coordonnées (nom, prénom, adresse, téléphone, email, ….)
- dans tous les cas vous remplissez la fiche du formulaire « Réservation » correspondant à ce séjour avec les éléments concernés (date d’arrivée, date de départ, chambre réservée, nombre de personnes, choix du tarif appliqué,…)

GENERATION DU CONTRAT

Ensuite, d’un simple clic sur un bouton vous générez le contrat de réservation que vous pouvez imprimer pour l’envoyer à votre client par courrier ou enregistrer en fichier PDF pour lui envoyer par email. Ce contrat contiendra tous les éléments nécessaires (montant du loyer, de l’acompte éventuel, date de retour au plus tard du contrat signé et de l’acompte, montant de l’éventuelle taxe de séjour, le cas échéant du supplément pour animaux, les modes de paiements acceptés (selon le pays du client), etc. ). Bien sûr, vous pouvez compléter ce contrat d’une annexe « Conditions générales de location » qui précisera toutes les spécificités commune à toutes vos offres.
Par un clic sur le bouton d’à coté, le contrat sera proposé en Anglais.

GENERATION DES ACCUSE DE RECEPTION

A réception du contrat signé par votre client et de l’acompte versé à la réservation, vous renseignez la fiche de ce séjour du formulaire « Réservation » de cette arrivée (date, montant, mode de paiement) puis ensuite, d’un clic, vous générez l’accusé de réception que vous pouvez imprimer pour l’envoyer à votre client par courrier ou enregistrer en fichier PDF pour lui envoyer par email.

Dans le cas d’un paiement du solde avant l’arrivée (choix configurable) vous pouvez de même renseigner la fiche de ce séjour du formulaire « Réservation » de cette arrivée (date, montant, mode de paiement) puis ensuite, d’un clic, vous générez l’accusé de réception que vous pouvez imprimer pour l’envoyer à votre client par courrier ou enregistrer en fichier PDF pour lui envoyer par email.

Ces accusés de réception sont proposés eux aussi en Français ou en Anglais.

MODIFICATIONS DU SEJOUR

A l’arrivée, ou lors du séjour vous pouvez renseigner les éventuelles modifications de ce séjour (changement des dates, du nombre de personnes, ….) pour permettre un nouveau calcul du loyer de ce séjour et ajuster le montant de la taxe de séjour.

FACTURATION

En fin de séjour, par un clic pour pourrez générer une facture rassemblant les éléments estimés au contrat et réactualisés durant le séjour. Les factures sont proposées en Français et en Anglais.

ETIQUETTES

Pour vos envois par courrier, vous pouvez imprimer vos étiquettes avec l’adresse de vos clients ainsi que vos étiquettes d’expéditeur.

2. LA GESTION DE VOS CHAMBRES D’HOTES

PLANNING

Toutes les réservations saisies dans la base de données peuvent être affichées sur un planning d’occupation des chambres (sur un mois ou sur un semestre) donnant un visuel clair des périodes libres et occupées et indiquant le cas échéant les surbooking (périodes de double réservation de la même chambre).

SUIVI DES RESERVATIONS

Un tableau vous donne la chronologie des éléments attendus et reçus (dates au plus tard de réception des contrats signés, acomptes, soldes et des montants attendus, …) de manière à identifier aisément les relances éventuelles à faire ou les annulations des séjours non confirmés.

CALENDRIER DES RESERVATIONS

Vous disposer d’un tableau chronologiques des réservations pré-réservées, confirmées, en cours et à venir avec les éléments utiles pour préparer les séjours de vos clients.

FACTURATION

Vous disposez d’un bilan classé de toutes vos facturations de manière globale ou par année.

ENCAISSEMENT

Vous disposez d’un bilan de tous vos encaissements (global ou annuel), triés par clients, donnant les montants, les dates d’encaissement et les modes de paiement. Ce bilan vous donne aussi votre chiffre d’affaire global ou annuel.

TAXE DE SEJOUR

Vous disposez d’une synthèse des taxes de séjour à reverser à votre commune en fin d’année. Les règles de calculs de cette taxe sont configurables (montant par nuit et par personne, période annuelle de paiement)

LISTES

Vous pouvez éditer une liste de vos clients et de leurs coordonnées, de leurs séjours et des commentaires notés à cette occasion afin de vous en servir, par exemple, pour les contacter ou leur transmettre vos vœux en début d’année par email ou par courrier ou tout simplement, pour vous souvenir de leur séjour précédent quand ils reviendront.

3. LA PERSONNALISATION DE LA BASE DE DONNEE

La personnalisation de cette base de donné pour l’adapter à votre offre se réalise simplement en remplissant quelques fiches dans des formulaires. Elle est nécessaire pour permettre la génération de documents à envoyer à vos clients ou destinés à votre usage qui soient adaptés au mieux à votre offre (les descriptions de votre maison et de vos chambres, vos photos, vos coordonnées, vos choix de tarifs et de mode de paiements, etc…)

Pour tous les cas d’usages prévus dans cet outil, il n’est donc pas nécessaire pour vous de connaître les commandes du gestionnaire de base de donnée ACCESS.

VOS TARIFS

Vous remplissez pour chaque nouvelle année une fiche des tarifs que vous souhaitez pratiquer pour chaque chambre. Ces tarifs pour chaque chambre peuvent être fixes toute l’année ou avoir jusqu'à 4 valeurs différentes par chambre pour dépendre, selon votre choix, de la saison ou des prestations offertes. Vous pouvez, par rapport au tarif "normal" prévoir une réduction pour personne seule, un supplément pour enfant accompagnant, ou une réduction globale du séjour (par exemple pour des habitués ou de longs séjours).

La fiche vous permet aussi de configurer pour chaque année les paramètres de calcul de la taxe de séjour et si vous le souhaitez un calendrier des saisons pour vos tarifs

VOTRE MAISON D’HÔTES

Une fiche unique vous permet de renseigner la base de donnée sur votre maison d’hôtes (Son nom, sa description, trois photos qui permettrons d’illustrer les documents envoyés à vos clients ou les documents à votre usage, votre slogan, vos coordonnés postales, les moyens de vous contacter, les modes de paiement acceptés selon l’origine géographique de vos clients) aussi bien en Français qu’en Anglais.

VOS CHAMBRES D’HOTES

Une fiche par chambre vous permet de configurer le nom et le numéro de la chambre, sa capacité d’occupation et sa description, en Français comme en Anglais.

VOUS

Une fiche par personne gérant vos chambres d’hôtes permet de la nommer pour pouvoir identifier qui, chez vous a géré la réservation et si vous le souhaitez apposer directement sa signature en bas des documents envoyés aux clients.

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Donc, pour en disposer, envoyez moi un email (renseigné comme indiqué plus haut en bleu) et pour les commentaires de ceux qui voudrons l'utiliser, répondez à ce post.

REMARQUE:
Pour savoir de quelle version d'ACCESS vous disposez, Cliquez sur "Démarrer/Programme/Microsoft Office" et regardez ce qui s'affiche à coté de "Microsoft ACCESS"
Exemple: (ici la version 2002)



Gilbert
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