Demandes de réservations plus d'un an à l'avance

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Demandes de réservations plus d'un an à l'avance

Message  Gilbert le Mer 18 Aoû 2010 - 1:55

Régulièrement, je reçois des demandes de réservation bien plus d'un an à l'avance, avant même que j'aie ouvert le planning de l'année concernée sur mon site. Ces demandes sont généralement liées à des clients qui sont emballés par mon offre mais qui sont déçus que la période à laquelle ils souhaitaient venir ne soit plus disponible.

Comme quelque part ça ne me convient pas trop de prendre des engagements à trop long terme, car d'une part un contrat lie le locataire mais aussi le propriétaire (les clauses d'annulations de la part du propriétaire se doivent légalement d'être equilibrées par rapport aux clauses d'annulation de la part des locataires) et d'autre part, je ne décide de mes tarifs qu'à l'ouverture des réservations d'une nouvelle année, j'applique la stratégie suivante:
- je demande systématiquement, si la demande est téléphonique qu'elle fasse l'objet d'un email indiquant tous les éléments nécessaires à l'établissement d'un contrat de location;
- je propose au client de lui "pré-reserver" la période mais de ne pas envoyer de contrat et de ne pas lui demander d'acompte tant que la période de réservation concernée ne sera pas "ouverte" sur mon site web (c'est début septembre de l'année N-1 pour l'année N);
- avant l'ouverture de la période à la location, je recontacte par email ou par téléphone le client concerné pour savoir s'il est toujours interessé par cette réservation (et je lui indique alors le tarif prévu pour l'année concernée). S'il est toujours interessé, je lui envoie le contrat et lui demande de verser l'acompte. Sinon, j'annule sa demande. Si c'est moi qui ne souhaite plus louer à cette date (par exemple car je serai moi même en vacances à cette période), je l'informe du coup que la période n'est plus disponible;
- je met alors en ligne le planning de la nouvelle année en indiquant comme "pré-reservée" les périodes pour lesquelles je viens d'envoyer les contrats;
- en cas de demande multiple pour la même periode (ça arrive pour l'été ou pour noël, même longtemps à l'avance), j'attribue chronologiquement un numéro d'ordre à chaque demande "pré-réservée" (j'informe chaque client de son numéro d'ordre en réponse à l'email) et je consulte ensuite les demandeurs dans cet ordre avant la mise en ligne du nouveau planning afin de verifier s'ils sont toujours interessés. Je n'informe le suivant du fait que la période n'est plus disponible qu'a réception du contrat signé et de l'acompte du précédent pour cette période;
- en pratique, j'imprime ces emails et les place dans un classeur en attendant l'ouverture des réservations de l'année concernée et je consulte ce classeur à l'ouverture des réservations de cette année
Par cette stratégie, finalement, cette "pré-reservation" n'engage personne (ni le client ni moi car chacun peux l'annuler sans conséquence) mais c'est un moyen qui permet tout de même de prendre en compte ces demandes de manière prioritaire par rapport aux demandes à venir donc pour les clients de pouvoir choisir la période qu'ils désirent plus facilement. Le taux de confirmation de ces "pré-reservations" avant l'ouverture, constaté les années passées, est de l'ordre de 60%. Ca me laisse toute lattitude pour fixer mes nouveau tarifs ou pour placer mes congés jusqu'a l'ouverture de septembre.
Ca me permet aussi de ne pas ouvrir une nouvelle année , début septembre, avec un planning vide car comme on l'a déja dit .... le monde attire le monde....
Avez vous défini une autre statégie ?

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